Políticas de Privacidad
MANUAL DE POLITICA PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
DE: TRANSFORMADORES MAXWELL SAS
Introducción
El presente manual tiene por objeto el cumplimiento de las disposiciones legales, constitucionales y jurisprudenciales concernientes al desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos relativos al artículo 15 de la Constitución Política en TRANSFORMADORES MAXWELL SAS.
En resumen, el presente manual establece las políticas y los procedimientos a través de los cuales el titular de los datos personales puede hacer efectivos sus derechos relacionados con el tratamiento de sus datos y a su vez, el tratamiento que el responsable debe darle a los datos de terceros si fuera el caso, así como los mecanismos para instar el cumplimiento de los deberes en cabeza del responsable del tratamiento, dando cumplimiento y de acuerdo con lo establecido en el Decreto 886 de 2014, que reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581
de 2012, TRANSFORMADORES MAXWELL SAS.
Tendrá de manera independiente un Registro de Base de Datos, cada una de las bases de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento se realice (artículos 2 y 3 del Decreto 886 de 2014), identificando cada una de esas bases de datos de acuerdo con la finalidad para la cual fueron creadas (artículo 9 Decreto 886 de 2014). Las bases de datos serán enteramente de nuestra responsabilidad el cuidado y seguridad de las mismas y podrán ser auditadas por la Superintendencia de Industria y comercio o por los entes que nos regulan.
Así mismo, se dan algunas definiciones relativas a términos necesarios para la correcta aplicación de las mencionadas políticas, junto con los principios sobre los que se fundamenta la recolección y tratamiento de los datos personales.
1. Objeto
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales establece los lineamientos bajo los cuales TRANSFORMADORES MAXWELL SAS, en calidad de responsable del Tratamiento, recolecta, almacena, usa, consulta, actualiza, transmite, transfiere, circula y, cuando corresponda, suprime los datos personales de los Titulares, de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
Razón social: TRANSFORMADORES MAXWELL SAS
Dirección: Carrera 43 A No. 61 Sur – 45
Teléfonos: (604) 607 49 11
Página web principal: https://transformadoresmaxwell.com/
Email: servicliente@t-maxwell.com
Representante Legal: ARGEMIRO DE JESÚS HINCAPIÉ MONTOYA
2. Alcance
Esta Política aplica al tratamiento de datos personales de personas naturales que tengan o hayan tenido relación con TRANSFORMADORES MAXWELL SAS, incluyendo, entre otros, clientes, potenciales clientes, proveedores, contratistas, empleados, exempleados, candidatos a ocupar cargos, accionistas cuando sean personas naturales, visitantes y demás personas cuyos datos sean tratados por la Empresa. Cuando una relación comercial involucre una persona jurídica, la presente Política aplicará a los datos personales de sus representantes legales, trabajadores, contratistas, contactos y demás personas naturales cuyos datos sean suministrados a la Empresa.
3. Principios
TRANSFORMADORES MAXWELL SAS aplicará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, necesidad y proporcionalidad, establecidos en la legislación colombiana sobre protección de datos personales.
4. Datos personales objeto de tratamiento
Dependiendo de la finalidad, la Empresa podrá tratar, entre otros, datos de identificación, información de contacto, información comercial, empresarial, contractual, financiera y contable, información laboral, información relacionada con procesos de selección, registros de ingreso a las instalaciones e imágenes obtenidas mediante sistemas de videovigilancia. La Empresa tratará únicamente los datos que sean adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades informadas al Titular.
5. Finalidades del tratamiento
5.1. Clientes y potenciales clientes
Los datos personales podrán ser tratados para:
5.1.1. Gestionar relaciones comerciales y contractuales.
5.1.2. Elaborar cotizaciones, pedidos, órdenes de compra y documentos comerciales.
5.1.3. Facturar y gestionar pagos y cartera.
5.1.4. Coordinar la entrega de productos y prestación de servicios.
5.1.5. Atender solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y requerimientos.
5.1.6. Realizar seguimiento y servicio posventa.
5.1.7. Cumplir obligaciones legales, fiscales, contables y contractuales.
5.1.8. Realizar análisis y estudios de mercado, cuando corresponda.
5.1.9. Enviar información comercial, promociones, novedades y ofertas cuando el Titular haya otorgado la autorización correspondiente.
La autorización para comunicaciones comerciales será independiente de los tratamientos necesarios para ejecutar una relación contractual o cumplir obligaciones legales.
5.2. Proveedores y contratistas
Los datos podrán ser tratados para:
5.2.1. Vinculación, registro y evaluación de proveedores y contratistas.
5.2.2. Elaboración y ejecución de contratos.
5.2.3. Gestión de compras, facturación, cuentas de cobro y pagos.
5.2.4. Cumplimiento de obligaciones tributarias, contables, contractuales y legales.
5.2.5. Gestión de seguridad y control de acceso a las instalaciones.
5.2.6. Gestión de accesos a sistemas, plataformas o herramientas tecnológicas cuando resulte necesario.
5.2.7. Auditorías y controles internos.
5.2.8. Atención de requerimientos de autoridades competentes.
5.3. Empleados y exempleados
Los datos personales podrán ser tratados para:
5.3.1. Procesos de vinculación, administración y terminación de la relación laboral.
5.3.2. Cumplimiento de obligaciones laborales, de seguridad social, tributarias y legales.
5.3.3. Administración de nómina, beneficios y compensaciones.
5.3.4. Afiliaciones y trámites ante EPS, ARL, fondos de pensiones, cesantías, cajas de compensación y demás entidades relacionadas con el Sistema de Seguridad Social.
5.3.5. Gestión de seguridad y salud en el trabajo.
5.3.6. Formación, capacitación y evaluación relacionada con la relación laboral.
5.3.7. Gestión de accesos físicos y lógicos.
5.3.8. Cumplimiento de obligaciones contractuales, legales y requerimientos de autoridades competentes.
5.4. Candidatos
Los datos de candidatos podrán ser tratados para:
5.4.1. Gestionar procesos de selección y contratación.
5.4.2. Verificar información académica y experiencia laboral.
5.4.3. Verificar referencias laborales cuando corresponda.
5.4.4. Contactar al candidato durante el proceso.
5.4.5. Evaluar la idoneidad del candidato respecto de la vacante.
5.4.6. Cumplir obligaciones legales relacionadas con los procesos de selección.
La conservación de las hojas de vida para futuros procesos deberá atender a una finalidad previamente informada y a las autorizaciones que correspondan.
5.5. Accionistas
Cuando los accionistas sean personas naturales, sus datos podrán ser tratados para:
5.5.1. Cumplir las obligaciones legales y societarias aplicables.
5.5.2. Llevar los registros corporativos correspondientes.
5.5.3. Gestionar el pago de dividendos y demás derechos económicos.
5.5.4. Atender requerimientos de autoridades.
5.5.5. Gestionar comunicaciones relacionadas con la relación societaria.
5.6. Visitantes
Los datos de los visitantes podrán ser tratados para:
5.6.1. Controlar el ingreso y salida de las instalaciones.
5.6.2. Proteger la seguridad de las personas, bienes e instalaciones.
5.6.3. Gestionar autorizaciones de ingreso.
5.6.4. Atender incidentes de seguridad.
5.6.5. Mantener registros de ingreso por el tiempo necesario para las finalidades de seguridad.
6. Videovigilancia
TRANSFORMADORES MAXWELL SAS podrá utilizar sistemas de videovigilancia en sus instalaciones para proteger la seguridad de las personas, bienes e infraestructura, prevenir y gestionar incidentes y controlar el acceso y permanencia en las instalaciones.
Las imágenes serán tratadas únicamente para las finalidades informadas y estarán sujetas a medidas de seguridad y acceso restringido.
La Empresa instalará avisos visibles en las áreas sometidas a videovigilancia, informando a los Titulares sobre la existencia de las cámaras y los mecanismos para consultar esta Política y ejercer sus derechos.
Las imágenes serán conservadas durante el periodo que resulte necesario y proporcional para cumplir las finalidades señaladas y, cuando corresponda, durante el tiempo requerido para atender investigaciones, reclamaciones, procesos judiciales o requerimientos de autoridad competente.
Cuando se utilicen mecanismos de identificación biométrica, su tratamiento estará sujeto a las reglas aplicables a los datos sensibles.
7. Datos sensibles
TRANSFORMADORES MAXWELL SAS podrá tratar datos sensibles únicamente cuando exista una base legal que lo permita y de acuerdo con las finalidades específicas informadas al Titular.
Cuando sea aplicable, se informará al Titular de manera expresa que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles y que su suministro es facultativo, salvo que exista una obligación legal que disponga lo contrario.
La Empresa implementará medidas de seguridad reforzadas respecto de esta información y restringirá su acceso al personal estrictamente autorizado.
8. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
La Empresa no realizará tratamiento de datos personales de niños, niñas o adolescentes salvo cuando exista una circunstancia que permita legalmente dicho tratamiento y se respeten los derechos prevalentes de los menores.
En los casos permitidos por la legislación, el tratamiento atenderá su interés superior y sus derechos fundamentales.
9. Autorización del Titular
Cuando la legislación exija autorización, TRANSFORMADORES MAXWELL SAS solicitará al Titular una autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales.
La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos o mediante mecanismos que permitan demostrar razonablemente que el Titular manifestó su consentimiento.
La Empresa conservará prueba de la autorización y podrá utilizarla para acreditar el cumplimiento de sus obligaciones legales.
No se solicitará autorización cuando exista una causal legal que la haga innecesaria, sin perjuicio de la obligación de cumplir las demás disposiciones de protección de datos personales.
10. Derechos de los Titulares
10.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
10.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea requerida.
10.3. Ser informado sobre el uso que la Empresa haya dado a sus datos personales.
10.4. Presentar consultas y reclamos.
10.5. Solicitar la supresión de los datos o revocar la autorización cuando legalmente proceda.
10.6. Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
10.7. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Empresa, cuando sea requisito legal.
11. Área responsable y canales de atención
El área responsable de atender las consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales será Servicio al Cliente, con el apoyo de las demás áreas de la Empresa cuando resulte necesario.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos a través de:
Correo electrónico: servicliente@t-maxwell.com
Dirección: Carrera 43 A No. 61 Sur – 45, Sabaneta, Antioquia
Teléfono: (604) 607 49 11
La Empresa podrá solicitar información razonable para verificar la identidad del solicitante y evitar la entrega de información a personas no autorizadas.
12. Procedimiento para consultas
Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.
Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado la razón de la demora y la fecha en que será atendida, sin que el plazo adicional pueda superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
13. Procedimiento para reclamos
El Titular que considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o que advierta un posible incumplimiento de las normas de protección de datos, podrá presentar un reclamo ante la Empresa.
El reclamo deberá contener, como mínimo, la identificación del Titular, la descripción de los hechos, los datos de contacto y los documentos que se quieran hacer valer.
Si el reclamo se encuentra incompleto, la Empresa requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las deficiencias.
Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que el solicitante complete la información, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Cuando la Empresa no sea competente para resolver el reclamo, lo trasladará a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá una leyenda de «reclamo en trámite» junto a la información correspondiente y se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El plazo máximo para resolver el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción.
Cuando no sea posible resolverlo dentro de dicho término, se informarán las razones de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.
14. Revocatoria y supresión
El Titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus datos personales cuando legalmente proceda.
La revocatoria o supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual que obligue a la Empresa a conservar o continuar tratando determinada información, o cuando concurran otras excepciones previstas por la legislación aplicable.
15. Encargados y terceros
TRANSFORMADORES MAXWELL SAS podrá contratar terceros que actúen como Encargados del Tratamiento, tales como proveedores de servicios tecnológicos, almacenamiento de información, sistemas de información, seguridad, contabilidad, nómina, asesoría jurídica, auditoría, logística, comunicaciones y otros servicios necesarios para el desarrollo de sus actividades. Cuando corresponda, estos terceros deberán tratar los datos personales de acuerdo con las instrucciones de la Empresa, las finalidades autorizadas y la legislación aplicable.
16. Transferencias y transmisiones
Cuando sea necesario transferir o transmitir datos personales a terceros dentro o fuera de Colombia, la Empresa adoptará las medidas contractuales, técnicas y administrativas necesarias para garantizar el cumplimiento de la legislación colombiana sobre protección de datos personales.
17. Seguridad de la información
TRANSFORMADORES MAXWELL SAS implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y apropiadas para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, consulta, acceso, uso, modificación o divulgación no autorizada. El acceso a los datos estará limitado al personal y terceros que requieran dicha información para el cumplimiento de sus funciones o de las finalidades autorizadas.
18. Conservación de los datos
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y durante los periodos adicionales exigidos por obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, laborales, judiciales o administrativas.
Cuando finalice la finalidad o el plazo aplicable, la información será suprimida, anonimizada o conservada únicamente cuando exista fundamento legal para ello.
19. Datos recolectados a través del sitio web
La Empresa podrá recolectar datos personales a través de formularios, correos electrónicos, canales de contacto, WhatsApp y otras herramientas disponibles en su sitio web.
El tratamiento de dichos datos se realizará de acuerdo con esta Política y con los avisos de privacidad correspondientes.
El sitio web podrá utilizar cookies y tecnologías similares para finalidades técnicas, funcionales, analíticas o de marketing, de acuerdo con la Política de Cookies vigente y con los mecanismos de autorización o configuración que correspondan.
20. Modificaciones
TRANSFORMADORES MAXWELL SAS podrá modificar esta Política cuando resulte necesario por cambios legales, regulatorios, tecnológicos, organizacionales o en las finalidades del tratamiento.
Cuando se produzcan cambios sustanciales, estos serán informados a los Titulares mediante mecanismos razonables y antes de implementar las nuevas finalidades o tratamientos que requieran información adicional o autorización.
La versión vigente estará disponible en: https://transformadoresmaxwell.com/
21. Vigencia y periodo de las bases de datos
La presente Política entra en vigencia a partir de su publicación.
Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que motivaron su creación y los periodos de conservación exigidos por la legislación aplicable, de acuerdo con lo establecido en esta Política y en los procedimientos internos de la Empresa.
Última actualización: 14 de mayo de 2025.